En todas las cooperativas, incluso los mejores equipos se enfrentan a dificultades que atentan contra su eficiencia, por ejemplo, reuniones improductivas, los largos emails y no tener conocimiento del trabajo que realizan los demás departamentos pueden impedir que los colaboradores de la cooperativa quiten tareas de la lista de pendientes y las haga de forma eficiente.

Para mejorar la eficiencia en la cooperativa, se deben reducir los obstáculos que se enfrentan diariamente y que impiden la sinergia. En un estudio elaborado por AVANCOOP en 8 cooperativas de diferentes países con los cuales se trabajó el proyecto Estrategia y Táctica, a nivel de la oficina corporativa u oficina central, los colaboradores de la cooperativa dedican la mayor parte del tiempo (el 60 %) a tareas netamente operativas y solamente un 27 % a actividades estratégicas, el 13% restante dedica su tiempo laboral a la emisión de informes.

Sabemos que es complicado cambiar paradigmas, pero también sabemos que si estás leyendo este artículo es porque te interesa incrementar la eficiencia y productividad en tu cooperativa; por es razón analiza estos pasos y genera valor a la actividad que realizan los colaboradores.

ESi se planifica una reunión sin una agenda ni objetivos claros, incluso las reuniones cortas de 30 minutos se pueden extender y terminar consumiendo parte del tiempo que tiene tu equipo para trabajar en la consecución de objetivos tangibles incrementando no solo el nivel de frustración sino la carga laboral.

Antes de programar una reunión, pregúntate a ti mismo si es realmente necesaria. A veces, terminamos haciendo una reunión cuando, en realidad, es probable que otras formas de comunicación hubiesen resultado más efectivas. Al eliminar las reuniones innecesarias, podrás brindarles a todos más tiempo para centrarse en el trabajo que realmente importa y lograr mayor eficacia.

Alternativas a las reuniones de equipo:

• En vez de programar una reunión de actualización con el equipo, envía un informe de actualización del proyecto.
• En vez de reunirte con el equipo para llevar adelante una lluvia de ideas, comparte un tablero virtual para aportar ideas.
• En vez de planificar reuniones para compartir información, comparte el contexto de forma asincrónica.

Es probable que de vez en cuando alguien te invite a alguna reunión que no creas necesaria. Por ejemplo, si tu rol en la reunión no está bien definido, ¿es realmente necesaria tu presencia? Considera la posibilidad de enviarle un mensaje al organizador de la reunión para preguntarle si deberías asistir. 

• Crea y comparte una agenda previo a la reunión. Para mejorar la eficiencia durante las reuniones, asegúrate de que cada reunión tenga un objetivo, también es útil que identifiques lo que no es un objetivo. Crea y comparte una agenda de la reunión para que todos estén igual de informados. Si hay algún documento complementario para leer, compártelo junto con la agenda.
• Alinea las convenciones acerca de las reuniones, independientemente de que la reunión sea presencial o virtual, define y comparte las convenciones para las reuniones con los colaboradores. ¿Los miembros del equipo deberían asistir sin sus computadoras portátiles? Si es una llamada virtual, ¿deben encender las cámaras de video? Si varias personas deben exponer información, ¿quién empieza? Comparte estas convenciones antes de la reunión.
• Toma notas que se transformen en acciones concretas. Antes de la reunión, designa una persona para que tome las notas de la reunión. Lo ideal es que tomes las notas en el mismo lugar en que compartes tu agenda. Junto con las notas, captura las acciones pendientes con fechas de entrega y responsables, en este punto podemos sugerirte que conozcas AVAN, un poderosa herramienta que facilita la gestión mediante el módulo ToDo
• Retroalimenta la metodología de la reunión y asegúrate de que las reuniones aporten valor, esto implica evaluar la productividad en todas las reuniones.
• Recuerda el objetivo general de todas las reuniones es, principalmente, resolver problemas, esto implica tener claridad en cuáles son los problemas que la cooperativa debe solucionar.

Naturalmente algunas tareas y proyectos son más importantes que otros. allí es donde entra en juego el equilibrio entre estrategia y táctica donde los objetivos a corto plazo brindan una base sólida para el cumplimiento de los objetivos a largo plazo. Tener una visión clara de qué tareas se alinean con los objetivos de la cooperativa, ayuda a que todos estén en sintonía y aumenta la productividad de los colaboradores para tomar decisiones que impacten en el panorama general.

En este contexto es imprescindible conectar los objetivos de la cooperativa con el trabajo individual, pues cuando se comprende claramente cómo el trabajo personal contribuye a los objetivos y las metas de la cooperativa se puede entender mejor qué proyectos y tareas tendrán mayor impacto, este es uno de los objetivos del proyecto Estrategia  y Táctica. 

En la cooperativa se puede mejorar la eficiencia del equipo y propiciar un ambiente de trabajo positivo y agradable con una adecuada gestión de los recursos, solo considera que la carga laboral de tu equipo se gestiona fácilmente si puedes eliminar, postergar, delegar o reducir la cantidad de tareas que no son prioritarias; analiza el panorama general de tus proyectos e identifica con qué trabajo hay que avanzar y cuáles son las tareas prioritarias: 

• Desarrolla el principio establecido si un aspecto del proyecto no es compatible con el objetivo general de la cooperativa: elimínalo.
• Si existe un proyecto más urgente que tiene un gran impacto en los objetivos del equipo, realiza dicha tarea y posterga cualquier tarea que sea menos importante para cuando tengas más tiempo para abordarla.
• Si se asignaron dos tareas de igual importancia a una sola persona, delega una de las tareas a otro miembro del equipo que tenga mayor disponibilidad.
• Si hay una tarea que no puedes postergar, eliminar ni delegar, encuentra la forma de reducir el tiempo necesario para finalizarla. Elimina las reuniones relacionadas con la tarea, acorta las reuniones o reduce la frecuencia. También puedes trabajar en los aspectos con mayor prioridad del proyecto y aplazar el resto para más tarde. 
  

La gestión de recursos se trata de la manera en que se distribuye y se gestiona el trabajo del equipo.

Para iniciar a trabajar con la gestión de recursos, lo primero que debes hacer es analizar la carga laboral del equipo y su capacidad productiva. Puedes dar seguimiento a esta información con una plataforma de gestión de recursos como AVAN que brinde una perfecta visibilidad de la carga de trabajo deL equipo. Después, una vez que hayas reunido una lista completa de todas las tareas y trabajos de los que es responsable tu equipo, podrás asignar los recursos en función de la capacidad productiva de la que dispongan. Con este análisis en mente, también puedes ajustar la carga laboral de los integrantes según lo encuentres necesario para evitar el agotamiento o el aburrimiento. 

Saber que persona de tu equipo se distingue por cierta habilidad y encontrar la manera de que dedique su tiempo a realizar un trabajo que le guste puede ayudar a simplificar las tareas y los proyectos. Además, si sabes que una persona disfruta más trabajar en alguna tarea, es muy probable que trabaje con mayor calidad y finalice la tarea más rápido. 

Un proyecto tiene 6 elementos esenciales:

1. Objetivos
2. Métricas de éxito
3. Participantes y sus roles
4. Presupuesto
5. Logros y entregables
6. Cronogramas y programas

Usar una herramienta de gestión del trabajo te ayuda a establecer todas las tareas más pequeñas que llevan a lograr el objetivo mayor. Usar las aplicaciones de AVAN te puede ayudar a replicar un flujo de trabajo que se haya ejecutado previamente y así asegurarte de no saltar ningún paso y que ningún trabajo quede en la nada.

Para incrementar la productividad del equipo, establece con claridad la finalidad de cada canal de comunicación. Para la comunicación externa con proveedores y clientes, limítate al uso de emails. Para responder preguntas urgentes en tiempo real, usa una aplicación como Slack. Y para planificar, gestionar y comunicar el trabajo que requiere acciones concretas, limítate a usar una herramienta de gestión del trabajo como AVAN. 

Mejorar la eficiencia es un proceso continuo, podría parecer abrumador, pero hay herramientas y tácticas simples que pueden ayudar a que todos en tu equipo sean trabajadores eficientes. Obtén más información sobre cómo AVAN puede ayudar a tu cooperativa y a tu equipo a incrementar el nivel de eficiencia y productividad y captar ideas para ponerlas en práctica.

Necesitas profundizar, puedes enviar un correo a contacto@avancoop.org