Para una cooperativa, la comunicación es un recurso fundamental para transmitir nuestra cultura y filosofía, que se traduce en la forma de pensar y actuar; además internamente el proceso de comunicación facilita llegar a consensos a nivel grupal. Para una cooperativa mejorar la comunicación no solo es un factor de importancia: es una prioridad institucional.
Tienes alguna
de estas problemáticas:
Independientemente del tamaño de su cooperativa podría tener el problema de falta de coordinación y organización interna; una de las ventajas que poseen las acciones de comunicación eficientes es la congruencia que existe entre los equipos de trabajo. Los grupos conocen perfectamente cuáles son los objetivos, procesos, metas y actividades que se ejecutan en otras áreas; de este modo, es posible ejecutar las operaciones estratégicas.
Es imposible tener un clima organizacional positivo si no existe una buena comunicación; por esa razón, los gerentes y directivos de todo tipo de cooperativas invierten recursos para estimular una mejor integración entre colaboradores y, en consecuencia, transmitir la identidad cooperativa a todos los niveles.
Cualquier acción que se ejecute a nivel de la cooperativa tiene como objetivo directo o indirecto mejorar el servicio al socio y esto significa incrementar la productividad, por esta razón la cooperativa puede apoyarse en procesos de comunicación bidireccionales para asegurar que cada colaborador esté al tanto de los objetivos institucionales y, por lo tanto, entender lo que deben hacer para contribuir con el cumplimiento de estos.
Gracias a la comunicación interdepartamental mejorada, optimizada, en tiempo real y enfocada en los procesos de negocios, una cooperativa puede implementar flujos de trabajo ágiles.
Un colaborador a quien se le comunica su reconocimiento, el valor que aporta y que pertenece a un ambiente laboral positivo es muy probable que no quiera dejar la cooperativa, es importante retener el talento.
Pasos para mejorar la comunicación
Para
que la comunicación genere un impacto positivo en su cooperativa, es importante
que se consideren estas recomendaciones:
Facilitar la consulta de la información
Cada cooperativa posee sus propios conocimientos o, dicho de otra forma, “cómo hacer las cosas” que cada colaborador debe entender a la perfección. Toma tiempo aprender y dominar la forma en que la cooperativa hace las cosas, como el protocolo documental para atender a los socios o los guiones para atender la operación de la cooperativa.
Por esa razón es importante facilitar la consulta de la información, pues el acceso a la información surge como una necesidad evidente, sobre todo en aspectos relacionados con el cumplimiento de la normatividad.
Crear un espacio de confianza
No es posible que los procesos se ejecuten eficientemente si las áreas de la cooperativa no poseen una comunicación bidireccional constante y basada en la confianza.
En toda cooperativa, la creación de espacios de respeto y confianza donde fluyan las ideas y cada colaborador sea libre de compartir sus experiencias y problemas contribuye sustancialmente al incremento de la eficiencia y productividad.
Estimular el flujo de información interdepartamental
Proporcionar herramientas y procesos para el intercambio de conocimiento surge como un método ideal para que cada colaborador pueda estar al tanto de las noticias y tendencias más importantes de la cooperativa.
Los colaboradores conocen información que otras personas no conocer, así como los niveles más altos de la cooperativa puedan obtener información que difícilmente serían accesibles para todos. Por ello, estimula la idea de compartir dichos datos e involucrarse en el esfuerzo general por adelantar a los competidores. Esto creará sinergia entre los departamentos y la comunicación ganará un propósito más elevado que simplemente transmitir mensajes de un lado a otro: habrá un intercambio útil de información valiosa y que se podrá convertir en oportunidades de negocios.
Aprovechar las reuniones periódicas
Para mejorar la comunicación en tu cooperativa es importante que las diferentes áreas de la cooperativa puedan converger en un mismo espacio físico para conversar sobre las planificaciones, las estrategias y los métodos ideales para resolver los problemas que impactan a la cooperativa, implementando el concepto de “resolver problemas”. .
Estimular la comunicación formal
No solo se debe mejorar la comunicación que existe entre los colaboradores de un equipo o que pertenecen a diferentes áreas organizacionales de la cooperativa, además, la relación entre gerentes y sus subordinados es clave para garantizar un flujo de información óptimo y orientado a la transparencia.
Estimular la comunicación formal durante los programas de capacitación gerencial, aprovechar ese tiempo para que los gerentes puedan conocer a sus empleados y ponerse a su disposición para escuchar sus ideas, soluciones y problemas podrá crear una dinámica basada en la confianza y la obtención de una perspectiva enfocada en la eficiencia y productividad.
Concientizar a los colaboradores del valor de la comunicación
Usa los canales disponibles en tu cooperativa, ya sea la mensajería, las reuniones presenciales o remotas o los informes interdepartamentales, para informarles de la importancia que tiene la comunicación transparente y proporcionada en todos los niveles para la productividad y el ambiente laboral, si tienes la posibilidad de adquirir un ERP como AVAN se facilitará la gestión de la cooperativa. Asimismo, usar herramientas como el email marketing, las noticias internas o incluso WhatsApp para estimular el uso y difusión de datos e información relevante es una práctica más que recomendada.
Retroalimentar la comunicación
Los colaboradores quieren escuchar las opiniones sinceras de sus gerentes y directivos. La mayoría de los trabajadores usan la retroalimentación para generar resultados aún superiores a los anteriores y optimizar sus propios procesos de trabajo para ser más eficientes y alineados con los objetivos de la cooperativa.
Trabajar en la cultura organizacional
Todas las cooperativas tienen una cultura organizacional bien delineada, la cual no siempre se aprovecha adecuadamente, recordemos que la cultura organizacional se construye a base de transparencia, estrategias y trabajo duro, eso está claro y cuando hablamos de temas relacionados a la comunicación y la mejora de este proceso, crear los ambientes y el contexto adecuado para que cada colaborador se sienta incorporado y perteneciente a la cooperativa es un paso clave hacia la transmisión constante, fluida e imparcial de la información.
La misión, visión y valores de la cooperativa tienen un papel crucial en este ámbito, por lo que definir y llevarlos en cada tarea y actividad es parte de la labor de gerentes que priorizan la confianza y la generación de valor sobre cualquier otra cosa.
Acompañar los procesos
Si has hecho todo al pie de la letra como te hemos mostrado, seguro estés generando resultados positivos en tu cooperativa, pero ¿cómo saberlo exactamente?.
Lo que no se mide no se desarrolla, a partir de esa idea una de las formas ideales de seguir y mapear el progreso de las acciones hechas es a través de KPIs (Indicadores Claves de Rendimiento), que te darán una perspectiva clara de lo que se está alcanzando en la gestión de la cooperativa.
Por ejemplo, seguir indicadores como cumplimiento, soluciones de problemas, participación general en decisiones, motivación laboral, entre otros, son solo algunos de ellos que te ayudarán a entender cómo se está avanzando.
Usar la tecnología
La tecnología es un factor clave para mejorar la comunicación interna de las cooperativas; son capaces de optimizar el trabajo, mejorar la gestión del tiempo y facilitar el acceso a la información difundida entre departamentos, cubriendo toda la jerarquía prevista en el organigrama.
Un software de gestión, como AVAN, permite que los profesionales de diversas áreas puedan visualizar cada proceso en tiempo real y determinar retrasos y tareas que necesitan reestructurarse para alcanzar la optimización deseada.
¿Por qué usar un AVAN en tu cooperativa?
AVAN es un poderoso ERP y CRM que permite organizar los flujos y procesos de trabajo, conectando a los responsables a través de una comunicación directa y eficiente para crear mayor flexibilidad y agilidad en cada etapa lo que incrementa los niveles de eficiencia y productividad.