Sin duda alguna 2020 fue un año complicado para muchas cooperativas, el detonante fue el famoso COVID19, una pandemia mundial que afectó al sector económico y a la dinámica social. ¿Qué tanto le afectó a su cooperativa? Probablemente 2021 no será muy diferente, pero ahora tenemos la oportunidad de anticiparnos y por esa razón he elaborado una lista de consejos para hacer frente al año 2021, invito a su lectura y a compartirlo, si considera que este documento puede ser de beneficio para el sector de cooperativas.

Convendría que analizara con su equipo de trabajo la siguiente pregunta y recuerde que sus comentarios en el blog son bienvenidos, ayudarán a las cooperativas de toda América Latina.

¿En su cooperativa que planes implementarán para mejorar su situación en 2021?

Independientemente de las estrategias y acciones que emprendan recomiendo poner atención a una serie de factores y trazar posibles respuestas o reacciones ante cualquier cambio, además recomiendo cambiar la postura mental con la cual se diagnostica un problema y cómo responde su cooperativa en consecuencia.

¿Qué es imprescindible hacer?

Vigilar costos

El Consumo Privado se ha estado contrayendo, causado por la disminución de la producción, donde se incluye el empleo y por lo tanto el ingreso familiar lo cual podría afectar el nivel de ahorro y pago de préstamos principalmente en aquellas cooperativas que no han sabido ganarse la confianza de su comunidad; la mejor respuesta que podemos dar es disminuir los costos y repercutir ese beneficio en mejorar las tasas, tanto pasivas como activas. Una de las mejores formas de disminuir costos y aprovechar el talento de los colaboradores o empleados de la cooperativa es a través del uso eficiente de la tecnología. Resalto la palabra eficiente porque no se trata sólo de implementar tecnología y digitalizar procesos aislados, se trata de incluir a la tecnología como la única vía para volver eficientes nuestros procesos y lograr que los socios la utilicen.

Algunos estudios indican que la pandemia aceleró en 10 años la incorporación de la tecnología en nuestra vida diaria, es decir que nos ahorramos 10 años, de forma obligada y precipitada, para incluir a la tecnología como un camino para hacer las cosas. La recomendación es aprovechar que hoy encontramos a un consumidor alfabetizado en el uso de la tecnología para realizar transacciones.

Crear tableros de información

Muy atrás quedaron aquellos tiempos en los cuales el plan de trabajo solo se revisaba al finalizar el ejercicio social con el objetivo de hacer informes; incluso actualmente no es suficiente revisar el estatus del plan de trabajo en forma mensual.

Para estar conscientes de lo que sucede al alrededor de la cooperativa es necesario crear tableros que constantemente nos proporcionen información clave para reconocer oportunidades y responder y de preferencia que sea en tiempo real y que no se dupliquen procesos; por ejemplo, ya no es posible que en la sucursal o agencia pasan medio día haciendo un informe que luego una persona concentra para hacer un informe consolidado y luego otra persona lo incluye en otro documento.

¿Qué información se debe incluir? 

Para responder es importante distinguir entre información de origen interno y externo. La primera proviene de la operación misma de la cooperativa y, la segunda, del contexto o del entorno. De ambas fuentes debe incluirse la mayor información posible y, sobre todo, relacionarla entre sí para que a través del tiempo podamos notar patrones de comportamiento; además no solo es importante conocer cantidades numéricas, es fundamental analizar la información en base indicadores de gestión, estándares o KPI’s.

No hay una receta de tablero de información, depende muchos factores, pero el único que hay que cuidar es que sea consistente en el tiempo y congruente con los objetivos institucionales.

Transformar la cultura organizacional

Para algunas cooperativas 2020 fue un año de fracasos y frustraciones, para otras 2020 fue un año de aprendizaje y en este contexto, una de las enseñanzas que nos dejó el año que se fue, es que debemos estar preparados para el cambio y, en una cooperativa, esto supone que los procesos y mecanismos de toma de decisiones tengan incorporada la gestión del cambio como una premisa.

Atrás quedaron los tiempos en que considerábamos que si yo solo utilizaba el teléfono para hablar todo el mundo hacía lo mismo.

Recomiendo incorporar en su cooperativa un concepto acuñado por John P. Kotter, denominado Urgencia Estratégica que consiste en crear y mantener una constante sensación de apremio por buscar y aprovechar las oportunidades; esto no supone incorporar la ansiedad en nuestros días, se refiere a planear el futuro pensando en cómo se pueden acelerar y materializar los cambios. Cuando la Urgencia Estratégica existe en una cooperativa, cada colaborador se levanta pensando en qué puede hacerse para crear nuevas oportunidades y para esto uno de los requisitos es tener conciencia de lo que pasa nuestro alrededor y un flujo de información clave y, sobre todo, estar listos para actuar, para responder. 

Crear experiencias

Fue interesante ver como las cooperativas se adaptaron en 2020 a la aplicación de conceptos como la sana distancia o la sanitización, algunas cambiaron horarios, otras empezaron a proporcionar diariamente a sus colaboradores cubrebocas y 3 o 4 meses después aceptar que este gasto se estaba eternizando.  En la mayoría de las cooperativas se pensó que uno o dos meses todo quedaría atrás, pero ya pasó un año y aún falta.

Hubo cooperativas que permitían un pequeño número de socios en el interior y dejaban haciendo fila en el sol o bajo la lluvia a una gran cantidad de personas. ¿Qué pensaba el socio de esta situación? ¿Sería una experiencia grata?  En otras cooperativas eran los colaboradores quienes llegaban a la casa del socio para apoyar en sus transacciones.

A partir de la pandemia el comercio electrónico ganó terreno y se afianzó como la única forma de interrelacionarse. Por las ventajas que representa para socios y la propia cooperativa. Para los primeros representa comodidad, reducción de gastos de transacción y, para la cooperativa, representa sobre todo una reducción de costos y la posibilidad de estar presente en muchos mercados sin grandes inversiones.

El gran desafío que libró el comercio electrónico fue la desconfianza o falta de conocimiento para realizar transacciones electrónicas. Pero esto quedó en el pasado, en pocos meses nos alfabetizamos en comercio electrónico y esto no va a cambiar; no obstante aun muchas cooperativas no logran comprender el potencial y continúan con los eternos argumentos “Aquí nuestros socios no necesitan eso” o “eso es para los bancos…”

¿Entonces que pasará con las sucursales o agencia físicas? Sin duda alguna continuarán abiertas si es que pudieron controlar costos. Pero para seguir funcionando con éxito ahora el consumidor buscará vivir una experiencia a través de la presencia física –en cuanto sea posible-. Buscará que el hecho de ir y visitar una sucursal o agencia suponga algo más que una transacción, porque para llevar a cabo una simple transacción el comercio electrónico lo tiene cubierto.

Así que ahora debemos trasladar nuestro modelo de negocio en crear puntos de contacto con nuestro socio que suponga una experiencia que valga la pena vivir. A partir de hoy nos enfrentamos a un socio alfabetizado en transacciones electrónicas y mucho más exigente, quien en su mayoría también tiene una cuenta en otra institución financiera.

Vigilar las posiciones financieras

Ya sabemos que las cooperativas no buscan el lucro, también sabemos que somos intermediarios financieros diferentes a las financieras o banca comercial, sin embargo esto no implica que descuidemos la situación financiera, la recomendación es vigilar los indicadores financieros, no perder rentabilidad, incrementar el nivel de eficiencia.

Recuerde que para apoyar a los socios e impactar como cooperativas debemos tener instituciones sólidas, rentables, sustentables.

Si quiere profundizar en este tema puede solicitar mas información en contacto@avancoop.org

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