La semana pasada publiqué el artículo ¿Es factible un departamento de innovación cooperativa? y varias cooperativas que forman parte de la iniciativa Círculo Cooperativo me solicitaron profundizar en el tema, realizamos un programa de implementación que se inició con la definición contextual del área y como parte de este esfuerzo me solicitaron compartir públicamente este documento, el cual espero pueda ser de utilidad a las cooperativas y cooperativistas de América Latina.
Recuerde que la metodología es que delegue el análisis en dos o tres personas quienes deben entregarle un reporte acerca del impacto que podría tener este tema en su cooperativa, además si considera que este tema puede ser de beneficio para el cooperativismo, le solicito atentamente que comparta este blog y escribir sus comentarios.
¿Tiene sus cooperativa interés en aprovechar el potencial de un departamento de innovación? ¿Quiere tener una cooperativa exitosa?
Seguramente la respuesta es positiva, tan solo por el hecho de estar leyendo este blog, pero para aprovechar el potencial del área de innovación es importante hacerse algunas preguntas, como por ejemplo:
¿Funcionan las diversas áreas de la cooperativas como se espera? ¿Se están obteniendo resultados que superen los de la competencia? ¿O se pasan el día apagando fuegos?
En el caso de las cooperativas de ahorro y préstamo podría decirse que son organizaciones que están perfectamente diseñadas para conseguir los resultados que obtienen; es decir, los resultados que se tienen es porque la propia cooperativa o cada departamento específico no da más de sí, situación que nos lleva a ser más analíticos y buscar contundentemente nuevas maneras de innovar.
La publicación de la semana anterior generó muchos correos de cooperativas pidiendo información y por esto he preparado esta guía cuyo objetivo es facilitar la implementación en su estructura organizacional del área de innovación.
Paso 1: Definir cuál es el modelo de innovación de la cooperativa
Este es un paso muy importante, porque a pesar de parecer obvio, son muchas las cooperativas que no conocen cual es su estrategia de innovación e incluso hay algunas que se jactan de no necesitarlo, porque sus socios son muy conservadores.
El primer paso para organizar el área de innovación es entender con claridad cuál es la estrategia de innovación que ha decidido la cooperativa y muchas veces aquí encontramos el primer problema: que no hay estrategia concreta y, en el mejor de los casos, en la cooperativa se dedican a implementar proyectos sin tener una clara idea de qué es lo que se logrará, esto debido a que la misma dirección no tiene clara la utilidad real de la innovación.
En los últimos años ha sido común para muchas cooperativas en América Latina emprender proyectos, alguna veces son con ayuda pública, sin embargo son proyectos que lamentablemente nunca prosperaron.
Son pocas las cooperativas que poseen una visión estratégica y en este contexto recordemos que una estrategia define cómo queremos innovar y dónde lo vamos a hacer
En materia de innovación es importante considerar que sin objetivos y estrategias, no se tiene nada, que solo se incrementa el umbral de ineficiencia.
¿Qué estrategias aplican las cooperativas para innovar?
En la experiencia que he tenido tanto en materia de innovación como trabajando con cooperativas veo que existen dos estrategias básicas comunes para el sector en materia de innovación:
Cerrada: Esta es la estrategia más común, 9 de cada 10 cooperativas la aplican y consiste en que las ideas y proyectos se gestionan desde dentro, no existen ni se aplican en forma sistemática estrategias de innovación y cuando se hace es por fuertes presiones externas usualmente motivadas por resultados negativos, a la hora de innovar, se utilizan solo las ideas que vienen de dentro de la cooperativa, casi siempre de las mismas personas, quienes ejercen liderazgo. ¿Será el caso de su cooperativa?
Abierta: Algunas cooperativas ya han sistematizado sus estrategias para innovar y han recurrido a metodologías adecuadas; la estrategia abierta consiste en incorporar a otros agentes en el proceso de innovación, tanto para capturar ideas, como para desarrollarlas a través de proyectos y llevarlas al mercado.
En esta estrategia se toma en cosideración el tiempo y la complejidad que permite acelerar de forma drástica el tiempo de llevar los productos a los socios, es decir, aterrizarlos en el mercado de la cooperativa.
Dentro del modelo de innovación abierta, hay dos enfoques de modelos de negocio
- Se vende innovación: Existen empresas de media y alta tecnología, especializados en desarrollar innovaciones; no son expertos en llegar al mercado y necesitan encontrar aliados con los que comercializar sus productos y servicios. Ejemplos que seguramente le suenen son la mayoría de start-ups de desarrollo de software avanzado, tal es el caso de varias FINTECH que buscan contactar con el sector cooperativo.
- Se compra innovación: Son empresas innovadoras, pero que no quieren o no pueden cargar con la estructura de costos fijos. Se puede encontrar a grandes multinacionales como Procter&Gamble o BBVA o incluso PYMES enormemente innovadoras, que se apoyan en una red de agentes externos para ser referentes en su sector. Están muy cercanos a su mercado y su interés es captar el mayor número posible de ideas, para filtrar las mejores y aprovechar su conocimiento de los clientes para acelerar su lanzamiento.
Como puede verse, no es lo mismo un departamento de innovación para una cooperativa que apueste por la innovación cerrada, que para una que venda innovación o para otra que compre innovación.
Recomiendo que antes de empezar a buscar personas o ponerse a innovar, se dedique un par de días a identificar cuál es la estrategia de innovación de la cooperativa y validarla con su Consejo de Administración.
Paso 2: Definir la visión y misión del área
Este es una etapa básica que enseñan en cualquier master de gestión de empresas, sin embargo, muy rara vez se hace, por ejemplo, ¿Tienen en su cooperativa las diferentes áreas sus propia misión y visión?. Todas las áreas necesitan una visión y una misión, tener claro como participan en el negocio cooperativo, además de tener claridad cual es el valor agregado que aportan, dentro de este contexto es un buen hábito que cada área o departamento dentro de la cooperativa mantenga vigente lo que se conoce como “acta de equipo” donde quedaban reflejados tanto la visión y la misión como el compromiso individual.
Cuando se trata de innovación es muy fácil perder el rumbo, dejarse llevar por el potencial de las ideas que van surgiendo y centrarse en la operación diaria lo que implica dedicarse solo a “apagar fuegos”
Aclaremos estos dos conceptos:
Visión: Ya sabemos que la visión responde a la pregunta ¿qué queremos ser dentro de X años? Y esa es la pregunta a responder cuando se plantea la reorganización del área de innovación. Un ejemplo de visión podría ser “Queremos ser la punta de lanza de la cooperativa en la creación de una cultura innovadora, aplicando herramientas ágiles de innovación.
Misión: La misión del área de innovación responde a la pregunta ¿para qué existimos? no es una pregunta fácil, hay cooperativas que quieren tener un área de innovación porque está de moda y cuando se inicia el área solo nombran a alguien que realice la función y lo dejan sin un rumbo ya definido.
Es importante que al interior de la cooperativa haya claridad en cuando a la necesidad de contar con un área de innovación, hay que encontrar esa razón y convencer a la Dirección de que merece la pena invertir, más allá de la moda que estamos viviendo.
Un ejemplo: La misión del área de innovación es desarrollar las herramientas y capacidades necesarias para crear una cultura innovadora en la cooperativa.
Paso 3: ¿Qué trabajo hace el área de innovación?
Después de comprender a fondo lo que implica la misión y visión del área hay que tener claridad en cuál es el valor agregado que el área aporta a la cooperativa en función del trabajo del día a día y el nivel de productos y servicios que reciben los socios.
Existen diferentes modelos de innovación que aclaran el trabajo que hace el área, uno de ellos se aplica en el siguiente diagrama:
Procesos estratégicos:
Esta es parte de la función del área de innovación y se desarrollan al menos una vez al año, uasualmente tienen objetivo a medio y largo plazo, aunque también pueden ser a corto plazo, dependiendo de la coyuntura.
Es importante asegurar que se dejan tiempo y recursos y que no se está apagando fuegos todo el día.
- Definición de objetivos
- Planificación de la innovación
- Desarrollo de una cultura innovadora
Procesos operativos
Son las tareas diarias, que ocupan la mayor parte del tiempo y reflejan, básicamente el proceso de gestión de ideas innovadoras; es importante asegurar que se tienen recursos dedicados a cada una de estas actividades.
- Generación y captación de ideas: interna y externa.
- Filtrar ideas: análisis, experimentos de validación.
- Desarrollo: gestión de proyectos, lanzamiento al mercado
- Implementar proyectos: convertirlos en hábito laboral, escalado, gestión del conocimiento
Organización del trabajo
Metodológicamente se puede optar por dos alternativas que dependen del tamaño de la cooperativa.
Especialistas: Personas especializadas en cada una de las fases del proceso; por ejemplo, expertos en buscar tecnologías y negociar con “vendedores” de innovación. Es una alternativa común para empresas grandes, nunca lo he visto en una cooperativa.
Generalistas: Personas que puedan tomar un reto y desarrollarlo de principio a fin, es la alternativa común en las cooperativas; este modelo tiene el riesgo de que tener un mini equipo de hombres/mujeres orquesta. En mi opinión es el que mejores resultados puede dar, porque se tiene al equipo más motivado, ya que tienen autonomía y responsabilidad visible.
Algo muy importante a considerar es que siempre se debe mirar al socio y no a la tecnología.
Se pueden asignar responsabilidades por departamentos objetivo: el gestor de innovación del área de crédito o el gestor de innovación del área de captación.
Evidentemente, si su cooperativa es pequeña recomiendo que se abra la mente y puede crearse un departamento de innovación virtual, el cual incluye alguna persona de otro departamento que puede aportar por su experiencia o conocimiento e incluso a alguien de fuera, es importante reunirse periódicamente y analizar que se puede mejorar, siempre teniendo en mente el servicio al socio.
En el caso que ya exista el área en la cooperativa
Si en su cooperativa ya existe el área de innovación es importante hacer un inventario de todo lo que está haciendo y valorar el nivel de eficiencia.
También puede enviar un correo a contacto@avancoop.org y solicitar apoyo.
Paso 4: Estructura
Definitivamente el área de innovación es una pieza fundamentasl en la cooperativa, pero es una pieza más en todo el engranaje de la institución.
Cuando implemento el sistema de innovación en alguna cooperativa primero aseguro distribuir las responsabilidades y utilizo 3 niveles:
- El Comité de Dirección: tiene la responsabilidad de liderar la innovación, fijar objetivos y prioridades y aprobar inversiones.
- El Comité de Innovación: tiene la responsabilidad de asegurar que el sistema de innovación funcione.
- Los equipos de proyectos: son responsables de llevar a cabo las ideas generadas.
Los tres niveles son parte del área de innovación pues es transversal al:
- Reportar y tomar decisiones con el Comité de Dirección.
- Capacitar a los miembros del Comité de Innovación y a los equipos de proyectos, así como supervisando la ejecución.
- Liderar y participar en equipos de proyectos
- Asignar funciones específicas.
Paso 5: Perfil de personas necesarias
Para finaliza se necesita determinar el perfil de las personas trabajarán en el área de innovación y muchas veces es complicado elegir personal debido a que todo mundo está inmerso en la operación y ocupados apagando fuegos para alcanzar las metas.
En lo personal utilizo una metodología denominada learning by doing que está orientada a la acción. Desarrollaré la idea en otro blog.
Dependiendo de la estrategia de innovación que elija la cooperativa, se tendrá que elegir entre los diferentes perfiles o bien combinarlos todos:
Técnico: Son los especialistas en determinadas materias: materiales, tecnología, etc… Imprescindibles cuando el modelo es innovación cerrada o se vende innovación.
Gestor: Perfiles más generales, expertos en gestionar los procesos del departamento de innovación, en planificar, asignar recursos…
Creativos: Recomiendo absolutamente tener personas creativas en el departamento de innovación y no sólo gestores o técnicos, pues son quienes ayudarán a crecer y desarrollarse, a plantear ideas absurdas, pero que pueden ser radicales. A mirar las cosas desde otro punto de vista.
Recuerde: para su cooperativa no solo es importante mantenerse en el mercado, es imprescindible dar un salto cualitativo de verdad, por otro lado en este proceso de organizar el área de innovación todo debe quedar por escrito, yo utilizo una herramienta llamada “Team Charter” porque lo que no está escrito sencillamente no existe.
En materia de innovación es muy fácil perderse y volver a apagar fuegos como se hacía antes.
Si requiere profundizar en este tema puede enviar un correo a contacto@avancoop.org
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